W dobie cyfryzacji procesów produkcyjnych, zaskoczył mnie fakt, że aż 38% dużych i średnich firm produkcyjnych w Polsce nadal korzysta z papierowej dokumentacji – tak wynika z najnowszego raportu Comarch (2024).

Instrukcje stanowiskowe, dokumentacja techniczna, formularze jakościowe – nadal są drukowane, przechowywane w segregatorach, aktualizowane ręcznie. A przecież mówimy o sektorze, który konkuruje nie tylko jakością, ale i efektywnością operacyjną.

Skala problemu: papier wciąż rządzi w wielu zakładach

Raport firmy Webcon wskazuje, że procesy cyfryzacji objęły ok. 71% firm produkcyjnych – ale to oznacza, że co trzecia firma nadal bazuje na dokumentach drukowanych.

W praktyce oznacza to:

ręczne podpisywanie i przekazywanie formularzy,
brak kontroli wersji dokumentów,
trudność w szybkim przeszukiwaniu i raportowaniu danych,
czasochłonne szkolenie nowych pracowników.

Spójrzmy jakie oszczędności może dać odejście od papieru

Digitalizacja dokumentacji to nie tylko kwestia nowoczesności – to konkretne, mierzalne oszczędności.

Mam nawet na to konkretny przykład:

Jeden z naszych klientów oszacował, że dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów na platformie Meltemee zaoszczędził około 100 tys. zł rocznie – tylko na czasie pracy zespołu.

Nie muszą już:

szukać instrukcji w segregatorach,
drukować i dystrybuować papierowych wersji,
aktualizować dokumentów ręcznie przy każdej zmianie.

To realne godziny pracy mniej – zarówno po stronie operatorów, jak i zespołów wsparcia (BHP, jakości, inżynierii procesu).

Do tego dochodzą:

mniej błędów produkcyjnych,
szybsze wdrożenia nowych pracowników,
niższe koszty druku i archiwizacji.

Co realnie zmienia digitalizacja instrukcji i procedur?

Z perspektywy współpracy z wieloma firmami produkcyjnymi zauważyłem jedno: problemy z dokumentacją są powszechne i kosztowne, ale da się je rozwiązać – skutecznie i bez rewolucji.

Pracownicy mają dostęp do aktualnych instrukcji na monitorach, tabletach czy smartfonach – dokładnie tam, gdzie ich potrzebują.
Dobrze zaprojektowane procedury krok po kroku eliminują niejasności i zmniejszają obciążenie poznawcze – szczególnie w przypadku złożonych operacji.
Standaryzacja i powtarzalność pozwala aby zespół działał według jednego, ustandaryzowanego schematu.

W efekcie firmy zyskują nie tylko czas, ale też większą przewidywalność, bezpieczeństwo operacyjne i jakość – a to się po prostu opłaca.

Meltemee pomaga firmom w cyfrowej transformacji

Nasza platforma low-code wspiera firmy w przejściu z papieru na elektronikę – bez konieczności kosztownych wdrożeń czy programowania. Pomagamy tworzyć:

cyfrowe instrukcje stanowiskowe,
elektroniczne obiegi dokumentów,
interaktywne checklisty i formularze.

To narzędzia, które przyspieszają pracę i ograniczają błędy – a wdrożenie można zacząć już od jednego działu czy procesu.

Jeśli temat Cię interesuje – porozmawiajmy.

Możesz napisać do mnie bezpośrednio lub zostawić komentarz – chętnie pokażę konkretne przykłady zastosowań.

Krzysztof Bukat

Business Development Specialist